¿Quiere saber más de la serie de normas ISO 19650 de Gestión de la Información en proyectos BIM? Capítulo 1.
Queremos facilitar información sobre esta norma para romper las barreras que arquitectos e ingenieros solemos tener sobre las normas ISO.
Ahora está de moda el término de «Transformación digital». BIM no sólo consiste en digitalizar en 3D. Cuando hablamos de «transformación» hablamos de cambio en el modelo de negocio aprovechando, al máximo, los avances tecnológicos. Esta serie de videos pretende dar respuesta a posibles preguntas que Usted pueda tener ante este nuevo reto que tiene el sector AECO. La serie de norma ISO 19650 viene a ayudar en esa transformación de las empresas. CREASI ha creado un método de implantación de las normas ISO que lo vincula a la estrategia del negocio. A ese método lo hemos llamado «CREABIM Valor». Ya tenemos empresas que nos han solicitado que les ayudemos en el camino a la certificación
Gracias a PMM Innovation Group por invitarme a hablar de este tema en la colección de WEBINARS que ofrecen y por contar conmigo para colaborar en sus actividades.
Reproducir vídeo
«Gracias al Doctor Luigi Amendola y la Doctora Tibaire Depool por sus enseñanzas en Gestión de Activos, por su apoyo y por su reconocimiento durante y después del MBA que cursé con ellos».
Javier García Montesinos.
Director de CREA Soluciones Inteligentes.
MBA en Asset Management por PMM Institute y por la Universidad Católica de San Antonio, Murcia (España), la UCAM.
Todavía existe mucho desconocimiento a nivel de la alta dirección de las empresas y del mundo del Facility Management sobre el verdadero impacto positivo que tanto la “gestión de activos” y el “BIM” pueden aportar a las organizaciones para el cumplimiento de sus objetivos estratégicos.
Ante la nueva situación que estamos viviendo, las direcciones generales de las empresas han tenido que revisar sus propios objetivos, adaptarlos a la nueva situación y fijar un plan renovado de acciones.
Muchos de ellos han tenido que incluir nuevos objetivos relativos a sus activos físicos considerando “sus espacios de trabajo” como un nuevo activo que ciertamente les va a aportar valor en un futuro. “Espacios de trabajo” que ahora adquieren una nueva dimensión dado que no sólo deben pensar en los espacios de sus edificios sino en los espacios de trabajo de sus empleados en sus hogares por que los activos aportan “valor” si están centrados en las personas.
Tras resolver los primeros retos que han existido para dotar a los empleados de los medios tecnológicos necesarios ahora se deberán plantear otros temas más relativos a los requisitos de ergonomía de cómo están trabajando en sus casas y de conocer si estos quieren seguir trabajando desde allí o quieren volver a la oficina.
Nos debemos enfrentar a la solución de estos y otros muchos dilemas de manera colaborativa, entre todos los responsables, y por supuesto, el área de FM. Entre todos tendrán que definir qué activos aportan valor en la nueva realidad y sobre ellos deberían tomar la decisión de implantar un “sistema de gestión de activos” con los siguientes requisitos:
1. Que el Director General lidere la implantación y asegure los recursos necesarios. Deberá formar un equipo de gestión de activos.
2. Ese equipo deberá elaborar el Plan Estratégico de Gestión de Activos (PEGA) que esté alineado con el Plan Estratégico de la Organización y desarrollar un plan de acciones.
3. Es crítico para la elaboración del PEGA realizar un buen análisis de riesgos internos y externos de no cumplir con los objetivos del plan.
4. Ese PEGA deberá ir acompañado de un buen plan de comunicaciones que permita difundir a todos los niveles que acciones de cada uno pueden ayudar a la organización.
5. También deberemos definir los procesos que nos permitan monitorizar y control que las acciones definidas están cumpliendo su finalidad. De no ser así, hay que asegurar que se toman las medidas correctoras necesarias.
Éstas son las claves de éxito. La gestión de activos debe ser responsabilidad de toda la organización para que tenga éxito.
Sobre aquellos activos físicos que la organización ha definido que aportan valor (edificios, espacios, puestos de trabajo, señalización de las medidas de seguridad…), el director de FM, según sus competencias definidas, debería tener un papel muy importante al ser responsable de muchos de ellos y de todos los servicios asociados a esos activos físicos y a los ocupantes.
Al FM le ha tocado realizar el re-diseño de muchos de sus servicios: recepción, seguridad, puestos de trabajo, reserva de salas, servicios de restauración y catering, mensajería…
La norma ISO 55001 puede ayudar a colocar al FM en el verdadero lugar que le corresponde dentro de una organización, por lo tanto, pienso que es la norma principal que debe conocer para estar preparado en cuanto su organización implante un sistema de gestión de activos de alto “valor”.
Mientras la empresa no da ese paso, la norma ISO 41001 le ayudará a que su área sea eficiente y eficaz, y a que está cumpliendo su verdadero propósito de existir, estar enfocado a la “calidad de vida de las personas y a la rentabilidad de la actividad principal de su organización”.
Pero es cierto que la implantación de la norma ISO 41001 no es garantía de éxito. Depende del enfoque con el que se implanta. Mi enfoque es el de incluir en la implantación ISO 41001 todo aquello de la ISO 55001 que le puede aportar “valor” aunque la organización no esté preparada para la implantación de un sistema de gestión de activos. De esta forma el FM se anticipa y se prepara para el momento adecuado de aportar lo que a él le corresponde dentro de un sistema de gestión de activos.
Si en estos momentos, nuestra organización nos requiere para liderar un proyecto de nueva inversión (nuevo activo o la reforma de uno ya existente) es el momento de gestionar esa inversión desde la visión del “Building Information Management”.
Los facility managers son los project managers internos de las organizaciones y deben conocer esta nueva metodología enfocada a reducir los riesgos de, que esa nueva inversión, no cumpla con los objetivos que la organización ha fijado: a nivel de cumplir el programa funcional de “espacios”, de cumplir con la inversión fijada y con los gastos estimados durante su vida útil, con los plazos requeridos, con los requisitos de seguridad marcados, con los requisitos normativos e incluso estéticos y con otros muchos más requisitos que deben salir del “Plan Estratégico de Gestión de Activos” que está alineado con los de la Organización.
Los británicos crearon una serie de guías BIM para las distintas fases del ciclo de vida, las conocidas como PAS 1192 que reflejan esta visión, que el “BIM nace de la Gestión de Activos”. Ahora, de esa idea inicial, nace una nueva norma ISO 19650 “Organización y digitalización de la información relativa a trabajos de edificación y de ingeniería civil, incluyendo BIM” que refuerza esa idea, pero que se abre a una nueva alternativa. Si no hay un sistema de gestión de activos, por lo menos, implementa una gestión de proyectos basada en la 21500 que ayude, de igual forma, a estar orientado al cumplimiento de los objetivos de la organización que realiza la inversión.
El equipo del área de Facility Management debe conocer toda esta metodología y debe saber incluirla en su propio modelo de gestión de activos y de servicios de FM:
El plan estratégico de activos y su relación con el BIM.
Muchos piensan que el FM es el que recibe el edificio y nada más. Mi visión es que el FM lidera la parte de planificación, supervisa y controla las fases de diseño y construcción para asegurarse que el proyecto cumple los requisitos marcados y lidera la fase de operación y mantenimiento.
El desarrollo de esta idea me ha valido el reconocimiento de EUBIM 2020 (Tercer premio en la categoría de Diseño y Construcción: “El papel del FM en la fase de Planificación Estratégica”).
Un director de FM de una organización debe saber que el éxito está en la siguiente fórmula: “AM + BIM + FM = éxito”.
En mi proyecto final del MBA de Gestión de Activos bajo la dirección del Dr. Luis Amendola obtuve que, aplicando esa fórmula, se puede obtener un 17% de rentabilidad. Mi trabajo se tituló “BIM desde la Visión del Asset & Facility Management” y obtuve la calificación de 10.
¡No perdamos la oportunidad de “aportar VALOR” en nuestras organizaciones!
¡Es muy rentable!
Gracias al Dr. Luis Amendola (PhD), a la Dra. Tibaire Depool (PhD) y al resto de profesores de PMM Business School, yo descubrí la importancia de la Gestión de Activos para las Organizaciones y ahora lo he integrado con mis otros conocimientos en Arquitectura, Facility Management, BIM y prevención de riesgos laborales, para aportar valor a mis clientes y a mis alumnos.
AUTOR: F. Javier García Montesinos. Director de CREA Soluciones Inteligentes.
La serie de normas ISO 55000** nos indican que los objetivos estratégicos de la organización deben marcar el “contexto general y la dirección de las actividades organizacionales, incluyendo las actividades de gestión de activos”.
En una implantación de un sistema de gestión de activos, una organización debe definir los principios por los cuales se regirá dicho sistema para poder alcanzar sus objetivos empresariales. Esos principios se definen en el documento de “Política de Gestión de Activos”.
La forma o el enfoque para poderlo implementar se debe definir en el PEGA. Este documento nos debería definir cómo los objetivos del sistema de gestión de activos están alineados a los objetivos estratégicos de la organización. También nos tiene que ayudar a definir los planes de gestión de activos y el papel que debe jugar el Sistema de Gestión de Activos (SGA) en el logro de los objetivos indicados.
El PEGA deberá estudiar y documentar cuál es el contexto de la organización y para ello deberá definir los objetivos de la gestión de activos, identificar bien todas las partes interesadas y estudiar el contexto del negocio a través de un análisis PESTLE o similar donde se estudien todos los factores que pueden influir en el SGA.
El PEGA también debe de realizar un profundo análisis de riesgos. La realización de este análisis nos permite definir las acciones que nos permita reducir o minimizar los riesgos.
Cuando una organización tiene el reto de diseñar y construir un nuevo activo como parte de su plan estratégico, el PEGA debe de definir sus planes de gestión de activos. Es decir, cómo llevar a éxito éste nuevo proyecto y, por tanto, deberían definir las actividades a emprender y fijar unos “objetivos específicos y medibles” como nos remarca la propia norma. Tenemos que ver en ello una gran “oportunidad para alinear los planes operativos con el plan organizacional”.
Con la apareciendo de la serie de normas ISO 19650, desde la Asociación BuildingSMART España elaboramos en septiembre del 2019 un documento denominado “Introducción a la serie EN-ISO 19650. Partes 1 y 2”***.
En él se indica que “La metodología BIM establece que la colaboración entre los participantes involucrados en proyectos de construcción y en la gestión de activos es esencial para llevar a cabo el desarrollo y operación de estos de forma eficiencia”.
“La serie EN-ISO 19650 es un conjunto de normas internacionales que definen el marco, los principios, y los requisitos, para la adquisición, uso y gestión de la información en proyectos y activos a lo largo de todo el ciclo de vida de los mismo”. La información es clave para el éxito del proyecto.
Esta serie de normas remarca la importancia de que el cliente realice una profunda evaluación de las necesidades para un nuevo activo y, que fruto de ese análisis, defina una serie de requisitos de información.
En esta norma se define a estos requisitos como “un conjunto de especificaciones sobre la información que debe producirse, cuándo, su método de producción y su destinatario”.
El cliente debe recopilar Requisitos de Información a nivel de la organización (OIR), a nivel del proyecto (PIR) y para el Activo (AIR).
En las organizaciones que ya tengan realizado un PEGA, la recopilación de estos requisitos de información será mucho más sencilla: ya se dispone de los objetivos, se conocen las partes interesadas, se han definido las necesidades y expectativas de cada una de ellas, se han definido los planes y los procesos a los tres niveles (estratégico, de la cadena de valor y de soporte/gestión).
En las empresas que no tenga realizado el PEGA, las normas indican que para tener éxito recomiendan un enfoque basado en la gestión de proyectos donde definir bien los objetivos, necesidades y expectativas del cliente será fundamental.
La norma no indica qué departamento interno debe realizar esta recopilación de requisitos. En mi opinión el área de Facility Management, como el project manager interno, debe ser el responsable de este trabajo.
Pero los requisitos definidos en el OIR no deben ser sólo del área de FM, debe ser fruto de un trabajo colaborativo de toda la organización.
De esos requisitos genéricos, el área de FM debería, según mi opinión, desarrollar los documentos PIR y AIR. Sería de interés que esos documentos fueran aprobados por la Alta Dirección.
Finalmente, en el proceso de contratación del proyecto de diseño y construcción, el área de FM debería ser quien aporte el “programa Funcional” y el documento de Requisitos de Intercambio de Información (EIR), el esquema de cómo requiere recibir el “Plan de Ejecución BIM” (BEP ó PEB) y aportar un protocolo de modelado BIM (o libro de estilo o norma de modelado BIM).
En ese EIR el cliente, a través del área de FM, se debe definir qué sistema de clasificación utilizar que contemple temas como la clasificación de edificios por función, la de espacios por función, la de elementos, la de materiales y la de productos.
Otro punto importante a definir por el área de FM debe ser el “Nivel de Información Necesario” que hace referencia tanto al nivel de información gráfica de los elementos contenido dentro de los modelos BIM como a la información no gráfica asociada a esos elementos.
Para la parte de información no gráfica, el área de FM debería conocer el estándar OPENBIM COBie (Construction Operations Building information exchange) de la BuildingSMART Internacional**** (COBie es entendido como un subconjunto del estándar IFC).
En España un grupo de socios de esta asociación estamos trabajando para la difusión de este y ayudar a los facility managers a conocerlo para que puedan incorporarlo en sus requisitos del documento AIR y, por lógica, en el EIR.
El PEB o Plan de Ejecución BIM lo deben completar lo que en la norma se indica como “partes contratadas”, refiriéndose a todos los agentes del proceso de diseño y constructivo (arquitectos, ingenierías, empresas constructoras…).
Este documento debe de recoger quién, cuándo y cómo se va a desarrollar la información que responde a los requisitos definidos en el EIR.
Las áreas de FM también deben de conocer los distintos estados definidos en estas normas ISO 19650 dentro del “Entorno Común de Datos” (CDE). Nos referimos a:
Estado en curso (WIP): Referida a la información que desarrolla el equipo de trabajo.
Estado compartido (S): Referida la información compartida por todas los agentes.
Estado publicado (P): Referida a la información ya autorizada por el cliente.
Estado archivado (ARC): Referida a la que queda registrada y entrega al cliente y que el área interna de FM debe custodiar y gestionar.
El cliente debe de garantizar disponer de los medios necesarios y para ir validando el cumplimiento de todos los Requisitos indicados en el EIR, especialmente en los estados publicado y archivado.
Es importante que las áreas de FM conozcan estas normas ISO y los beneficios que le pueden facilitar.
Estas normas, la UNE-ISO 55001 y la serie ISO 19650 son certificables y deben ser conocidas por los departamentos de FM de las Organizaciones.
AUTOR:
F. Javier García Montesinos. Asset Manager Profesional -Nivel Estratégico-.
Director de CREA Soluciones Inteligentes.
Vicepresidente de la Building SMART Spain.
Vicepresidente de la Asociación BuildingSMART España.
