Todavía existe mucho desconocimiento a nivel de la alta dirección de las empresas y del mundo del Facility Management sobre el verdadero impacto positivo que tanto la “gestión de activos” y el “BIM” pueden aportar a las organizaciones para el cumplimiento de sus objetivos estratégicos.

Ante la nueva situación que estamos viviendo, las direcciones generales de las empresas han tenido que revisar sus propios objetivos, adaptarlos a la nueva situación y fijar un plan renovado de acciones.

Muchos de ellos han tenido que incluir nuevos objetivos relativos a sus activos físicos considerando “sus espacios de trabajo” como un nuevo activo que ciertamente les va a aportar valor en un futuro. “Espacios de trabajo” que ahora adquieren una nueva dimensión dado que no sólo deben pensar en los espacios de sus edificios sino en los espacios de trabajo de sus empleados en sus hogares por que los activos aportan “valor” si están centrados en las personas.

Tras resolver los primeros retos que han existido para dotar a los empleados de los medios tecnológicos necesarios ahora se deberán plantear otros temas más relativos a los requisitos de ergonomía de cómo están trabajando en sus casas y de conocer si estos quieren seguir trabajando desde allí o quieren volver a la oficina.

Nos debemos enfrentar a la solución de estos y otros muchos dilemas de manera colaborativa, entre todos los responsables, y por supuesto, el área de FM. Entre todos tendrán que definir qué activos aportan valor en la nueva realidad y sobre ellos deberían tomar la decisión de implantar un “sistema de gestión de activos” con los siguientes requisitos:

1.     Que el Director General lidere la implantación y asegure los recursos necesarios. Deberá formar un equipo de gestión de activos.

2.     Ese equipo deberá elaborar el Plan Estratégico de Gestión de Activos (PEGA) que esté alineado con el Plan Estratégico de la Organización y desarrollar un plan de acciones.

3.     Es crítico para la elaboración del PEGA realizar un buen análisis de riesgos internos y externos de no cumplir con los objetivos del plan.

4.     Ese PEGA deberá ir acompañado de un buen plan de comunicaciones que permita difundir a todos los niveles que acciones de cada uno pueden ayudar a la organización.

5.     También deberemos definir los procesos que nos permitan monitorizar y control que las acciones definidas están cumpliendo su finalidad. De no ser así, hay que asegurar que se toman las medidas correctoras necesarias.

Éstas son las claves de éxito. La gestión de activos debe ser responsabilidad de toda la organización para que tenga éxito.

Sobre aquellos activos físicos que la organización ha definido que aportan valor (edificios, espacios, puestos de trabajo, señalización de las medidas de seguridad…), el director de FM, según sus competencias definidas, debería tener un papel muy importante al ser responsable de muchos de ellos y de todos los servicios asociados a esos activos físicos y a los ocupantes.

Al FM le ha tocado realizar el re-diseño de muchos de sus servicios: recepción, seguridad, puestos de trabajo, reserva de salas, servicios de restauración y catering, mensajería…

La norma ISO 55001 puede ayudar a colocar al FM en el verdadero lugar que le corresponde dentro de una organización, por lo tanto, pienso que es la norma principal que debe conocer para estar preparado en cuanto su organización implante un sistema de gestión de activos de alto “valor”.

Mientras la empresa no da ese paso, la norma ISO 41001 le ayudará a que su área sea eficiente y eficaz, y a que está cumpliendo su verdadero propósito de existir, estar enfocado a la “calidad de vida de las personas y a la rentabilidad de la actividad principal de su organización”.

Pero es cierto que la implantación de la norma ISO 41001 no es garantía de éxito. Depende del enfoque con el que se implanta. Mi enfoque es el de incluir en la implantación ISO 41001 todo aquello de la ISO 55001 que le puede aportar “valor” aunque la organización no esté preparada para la implantación de un sistema de gestión de activos. De esta forma el FM se anticipa y se prepara para el momento adecuado de aportar lo que a él le corresponde dentro de un sistema de gestión de activos.

Si en estos momentos, nuestra organización nos requiere para liderar un proyecto de nueva inversión (nuevo activo o la reforma de uno ya existente) es el momento de gestionar esa inversión desde la visión del “Building Information Management”.

Los facility managers son los project managers internos de las organizaciones y deben conocer esta nueva metodología enfocada a reducir los riesgos de, que esa nueva inversión, no cumpla con los objetivos que la organización ha fijado: a nivel de cumplir el programa funcional de “espacios”, de cumplir con la inversión fijada y con los gastos estimados durante su vida útil, con los plazos requeridos, con los requisitos de seguridad marcados, con los requisitos normativos e incluso estéticos y con otros muchos más requisitos que deben salir del “Plan Estratégico de Gestión de Activos” que está alineado con los de la Organización.

Los británicos crearon una serie de guías BIM para las distintas fases del ciclo de vida, las conocidas como PAS 1192 que reflejan esta visión, que el “BIM nace de la Gestión de Activos”. Ahora, de esa idea inicial, nace una nueva norma ISO 19650 “Organización y digitalización de la información relativa a trabajos de edificación y de ingeniería civil, incluyendo BIM” que refuerza esa idea, pero que se abre a una nueva alternativa. Si no hay un sistema de gestión de activos, por lo menos, implementa una gestión de proyectos basada en la 21500 que ayude, de igual forma, a estar orientado al cumplimiento de los objetivos de la organización que realiza la inversión.

El equipo del área de Facility Management debe conocer toda esta metodología y debe saber incluirla en su propio modelo de gestión de activos y de servicios de FM:

Muchos piensan que el FM es el que recibe el edificio y nada más. Mi visión es que el FM lidera la parte de planificación, supervisa y controla las fases de diseño y construcción para asegurarse que el proyecto cumple los requisitos marcados y lidera la fase de operación y mantenimiento.

El desarrollo de esta idea me ha valido el reconocimiento de EUBIM 2020 (Tercer premio en la categoría de Diseño y Construcción: “El papel del FM en la fase de Planificación Estratégica”).

Un director de FM de una organización debe saber que el éxito está en la siguiente fórmula: “AM + BIM + FM = éxito”.

En mi proyecto final del MBA de Gestión de Activos bajo la dirección del Dr. Luis Amendola obtuve que, aplicando esa fórmula, se puede obtener un 17% de rentabilidad. Mi trabajo se tituló “BIM desde la Visión del Asset & Facility Management” y obtuve la calificación de 10.

¡No perdamos la oportunidad de “aportar VALOR” en nuestras organizaciones!

¡Es muy rentable!

Gracias al Dr. Luis Amendola (PhD), a la Dra. Tibaire Depool (PhD) y al resto de profesores de PMM Business School, yo descubrí la importancia de la Gestión de Activos para las Organizaciones y ahora lo he integrado con mis otros conocimientos en Arquitectura, Facility Management, BIM y prevención de riesgos laborales, para aportar valor a mis clientes y a mis alumnos.

AUTOR: F. Javier García Montesinos. Director de CREA Soluciones Inteligentes.