Servicio de asesoramiento en la norma UNE-EN ISO 41001:2018

Diseño e implantación de un Sistema de Gestión de Servicios de FM

La norma ISO/TR 41013:2017 nos indica lo siguiente sobre el alcance del Facility Management:

«El propósito del FM es mejorar la calidad de vida de las personas y la productividad de la actividad principal de las organizaciones».
 “FM es una función de gestión aplicada, entendiendo las necesidades de la actividad principal e interpretando las decisiones de la alta dirección para definir las demandas de los servicios a toda la organización.”

Beneficios de implantar un sistema de gestión de servicios de FM

Beneficios de implantar un sistema de gestión de servicios según la propia norma ISO/TR 41013:2017

Las organizaciones se enfrentan a una presión constante para mejorar el rendimiento general. Dentro de las organizaciones, la función FM compite con otras funciones por recursos limitados, lo que desafía a los gestores de FM a optimizar el rendimiento mediante la integración de los procesos de manera aún más eficaz y la prestación de soporte de manera aún más eficiente. Cuando se logran estos objetivos, los FM pueden contribuir a una mayor productividad y a mejorar la competitividad de la organización.
Todos los sectores y organizaciones confían en que el lugar de trabajo sea rentable para tener éxito económico. FM y el valor que aporta, a cualquier nivel y escala, contribuye a la viabilidad, riesgos y eficiencia de la organización.

Al proporcionar entornos construidos y de trabajo eficaces, el FM contribuye a la salud, la seguridad, la protección y las necesidades medioambientales de las personas. Los lugares de trabajo bien diseñados y operados ayudan a aumentar la motivación y la productividad, lo que resulta en un impacto positivo en la contratación y la retención de empleados, la cultura corporativa y la identidad de marca.
Los activos tienen un impacto público, incluso cuando son propiedad de entidades privadas. La forma en que se gestionan y explotan los edificios no sólo afecta a quienes trabajan en ellos o entran en ellos, sino también a quienes pasan por ellos o viven en sus inmediaciones. Por lo tanto, la gestión y el funcionamiento eficaz afectan a un grupo de interesados mucho más amplio de lo que podría imaginarse inicialmente.

El análisis de riesgos es un proceso utilizado para comprender la naturaleza, las fuentes y las causas del riesgo. Una evaluación cuidadosa asegurará que los riesgos previsibles sean identificados, cuantificados y, cuando sea posible, eliminados. También se utiliza para estudiar los impactos y las consecuencias. El nivel de detalle y complejidad aplicado a la revisión dependerá del impacto potencial y de la probabilidad de ocurrencia.
Las organizaciones pueden funcionar sin una gestión de FM, pero esto significa aceptar riesgos evitables:

  • No cumplir normativas o regulaciones obligatorias.
  • Incrementar los costes de operación y mantenimiento.
  • Reducir la productividad de los empleados.
  • Reducir la flexibilidad de la organización ante los cambios.
  • Aumentar el impacto ambiental.
  • Aumento de la responsabilidad de directores y administrativos.

La sostenibilidad es un tema importante para los profesionales del FM, y se está convirtiendo más en una práctica obligatoria que en una tendencia opcional.
Muchos factores globales, financieros y ambientales están contribuyendo a la necesidad de un cambio hacia la sostenibilidad.
Los FM pueden contribuir sustancialmente a la sostenibilidad de una organización porque cubren un amplio espectro de actividades relacionadas con aspectos económicos, ambientales y sociales.
Con su enfoque holístico, el FM desempeñará un papel importante en los próximos años en la gestión de las necesidades futuras.


El FM asesora a la alta dirección sobre la forma en que los inmuebles o los activos de la organización contribuyen a la calidad visual del mundo exterior y cómo la organización, a su vez, es percibida por el mundo exterior.
Dependiendo de los objetivos y la misión de la organización, el FM también es responsable de cómo la empresa es vista por el mundo circundante y ayuda a crear una atmósfera que ayude a sentirse confortables en el lugar de trabajo. Esto incluye la forma en que la organización cuida de sus empleados y clientes.

Todas las decisiones sobre la configuración de los servicios de soporte y de los sistemas de gestión están relacionadas con un juicio de valor sobre lo que constituye un coste aceptable para obtener resultados aceptables.
El objetivo del FM es equilibrar la demanda y la oferta dentro de una organización, con el fin de alcanzar la combinación optimizada entre requisitos / niveles de servicio y capacidades / constricciones / costes de los servicios de soporte.
Para optimizar el rendimiento y el valor de los activos, el FM alinea la oferta y la demanda en función de los objetivos económicos, organizativos y estratégicos.

¿Quién puede implantar un sistema de gestión de servicios de FM?

Todas las empresas, a través de su departamento de servicios internos, si no quieren incurrir en riesgos y sobrecostes, pueden implantar un sistema de gestión de servicios de FM:

  • Un departamento de gestión de servicios de cualquier empresa puede implantar el sistema para obtener los beneficios que ya hemos indicado. El máximo responsable del sistema será el Director del área que lo implanta. No requiere ni autorizaciones ni implicaciones de otras áreas directivas, aunque sería muy conveniente que les consiguiera implicar en los distintos procesos compartidos. Al implantarlo un departamento de FM es muy conveniente, aunque no obligatorio, incluir dentro del alcance del sistema de gestión todos los procesos de servicios subcontratados, involucrando así a los proveedores de servicios.
  • Una empresa proveedora de servicios de FM también puede, yo diría debe, tener implantado un sistema de gestión de servicios de FM totalmente compatible y alineado con los otros sistemas de gestión que tenga ya implantados y reconocidos.

¿En qué consiste implantar la norma UNE-EN ISO 41001:2018?

 

En cumplir una serie de requisitos:

  • Que se confirme que se ha analizado la organización y su contexto.
  • Que, en base a lo anterior, se han establecido adecuadamente las partes interesadas y se han definido sus necesidades y sus expectativas.
  • Se debe definir el sistema de gestión de servicios y quién va a liderar su implantación.
  • Se debe elaborar la política y el plan estratégico de gestión de servicios. Dentro de este documento deben de estar bien definidores los objetivos de gestión de servicios que deben estar alineados con los objetivos de la organización. También deberá definirse cómo medir el cumplimiento de estos objetivos.
  • Se deben definir los roles, con sus competencias y planes de formación, en caso necesario y la estructura organizativa.
  • También se deben de diseñar e implantar los planes de comunicación y de información.
  • Se debe definir todo el plan de operaciones y acciones que conlleva la gestión de los activos y el mantenimiento del propio sistema de gestión.
  • Se debe, constantemente, monitorizar y medir la eficacia y el rendimiento del sistema de gestión de activos. En caso necesario, establecer medidas correctoras.

Servicios de alto valor añadido

Asesoramiento en Facility Management

Desde CREA Soluciones Inteligentes hemos diseñado una serie de servicios para ayudar a las áreas de FM a ser más eficientes, eficaces y productivas.

Todos estos servicios están completamente alineados con la norma UNE-EN ISO 41001 Facility Management.

Desde CREA Soluciones Inteligentes consideramos que disponer de un documento que recoja la definición de todos los servicios del departamento de FM es una muy buena herramienta de gestión.

De cada servicio se definirá su alcance, sus objetivos, los indicadores de medición, las acciones a realizar para mejorar el servicio…  

El «Cuadro de Mando Integral» es un modelo de gestión que permite definir objetivos desde distintas perspectivas, definir las acciones a realizar para cumplir con esos objetivos, asignar responsabilidades y fechas de compromisos de las distintas acciones ya realizadas. Del primer nivel más estratégico, es importante saber desplegarlos a todos los niveles de funcionamiento del área de FM, incluso a los proveedores de servicio que colaboran con el área de FM.

Siguiendo el esquema de la propia norma, asesoramos a nuestro cliente en: identificar las necesidades, trasladar necesidades a requerimientos, determinar los niveles de servicio, identificar las distintas opciones de prestación de cada servicio, analizar cada caso de negocio asociado a cada servicio o conjunto de servicios, seleccionar la mejor opción conjuntamente con el cliente, definir adecuadamente el servicio para incluirlo en la documentación de contratación, elaborar los acuerdos de nivel de servicio, establecer cómo realizar el seguimiento sobre el servicio a contratar y ver cómo y cuándo se deben aplicar medidas correctoras.

Asesoraremos en la elaboración de los siguientes documentos: la solicitud de Información (RFI), la solicitud de presupuesto (RFQ) y la solicitud de la propuesta (RFP). 

Consideramos fundamental que cada departamento o empresa de FM disponga de un Manual de procesos que cubra el nivel estratégico, el de la cadena de provisión de los servicios y de soporte. El equipo de CREASI ayudará al cliente a crear esta poderosa herramienta de gestión, impartirá formación al personal para que entienda cómo interpretarlo y asesorará en su mejora continua.

Lo normal es que el criterio de contratación de productos se realice por coste de adquisición. Esto incrementa las ineficientes y crea desviaciones importantes en los presupuestos. Nuestra recomendación es aplicar el coste de ciclo de vida para tomar decisiones en la adquisición de los equipos.

El equipo de CREASI elabora un documento con el proceso recomendado, facilita archivos MS EXCEL que sirvan de apoyo a la toma de decisiones, facilita precios de referencia de costes de mantenimiento… e imparte formación al equipo de gestión del cliente.

Para la elaboración del Plan de Mantenimiento Preventivo, el equipo de CREASI realizará las siguientes acciones: recopilación de información técnica, inventario y clasificación de las instalaciones, cumplimentación de las fichas técnicas, informes de de estado de las instalaciones, selección de gamas o protocolos, la definición de intervenciones y frecuencias, el planteamiento del servicio, una estimación de recursos técnicos y asesoramiento sobre la gestión documental que se debe realizar.

El equipo de CREASI puede elaborar Manuales de normalización de espacios donde se recoja las distintas tipologías de espacios que el cliente quiere implantar en sus oficinas, locales o centros. El Manual contendrá una colección de fichas con la definición espacial y técnica de cada espacio.

El Manual se realizará con modelos BIM elaborados con el software AUTODES REVIT y se imprimirá en PDF.

El equipo de CREASI asesora en la mejor forma de implantar el Manual de Normalización de Espacios y gestiona todo el proceso de adecuación del proyecto.

El equipo de CREASI asesora en la forma más eficiente de cómo gestionar un proyecto de traslado (> 50 personas), realiza la planificación, define y comunica los procedimientos a realizar y supervisa la ejecución del mismo (semana anterior, fin de semana y lunes). Coordinamos a la empresa de mudanzas seleccionada por el cliente.

Servicios adicionales que podemos prestar a nuestros clientes son:

  •  Levantamiento de planos en CAD y en modelado BIM (AUTODESK).
  • Validación de mediciones para presupuestos.
  • Levantamiento de inventarios.
  • Elaboración de «Libros del Edificio».
  • Verificación de documentación «as built».
  • Escaneado de nubes de puntos para la documentación «as-built».

 

¿Necesita más información?

No dude en contactar con nosotros. Estamos a su disposición para resolver las dudas que pueda tener sobre implantar un sistema de gestión de servicios en su organización.
Nosotros le ayudamos en todos los pasos a dar para diseñar e implantar su sistema de gestión de servicios. Tenemos personal altamente cualificado.
También le acompañamos en el proceso de certificación, siempre que quiera dar este paso. Le ayudaremos en las gestiones con la empresa certificadora.

También podemos explicarles el resto de servicios que podemos prestarles.